Yêu Cầu :
Kinh nghiệm: 2 năm ở vị trí tương đương hoặc thư ký dự án
Mô Tả Công Việc:
Nắm và hiểu rõ phạm vi công việc; phạm vi, điều khoản hợp đồng & quy trình phối hợp công việc với khách hàng và các bên liên quan trong nội bộ, đối tác/ thầu phụ.
Thiết lập, quản lý, thực thi công việc theo project pipeline của dự án đã duyệt
Kết hợp với bộ phận , cũng như các phòng ban khác trong công ty để điều phối dự án phụ trách hiệu quả, tối ưu
Phối hợp & giao tiếp chặt chẽ với các bên liên quan (Khách hàng,Thầu phụ - nếu có) để thực hiện tất cả các công việc hàng ngày của dự án , tuân thủ đúng qui định của công ty, của chủ đầu tư :
‘- Sắp xếp các chuyến công tác của nhân sự thực hiện dự án (phương tiện đi lại, chỗ ở, bảo hộ lao động, công cụ dụng cụ…)
- Chuẩn bị các thủ tục liên quan để nhân sự được phép vào công trường/ nhà máy thi công theo qui định của Chủ đầu tư
‘- Chuẩn bị & thực hiện các thủ tục nội bộ, tài liệu liên quan đến an toàn, đào tạo cho dự án , nghiệm thu dự án theo HĐKT đã ký & quy định của Khách hàng (Căn cứ Check list danh mục tài liệu hoàn công - nghiệm thu dự án đã phê duyệt)
Thực hiện bàn giao vật tư, thiết bị theo HĐKT cho khách hàng (nếu cần thiết)
Tổ chức các cuộc họp nội bộ cũng như với bên ngoài cho quá trình thực hiện dự án & ghi nhận lại các nội dung đã thống nhất giữa các bên để thúc đẩy công việc đúng tiến độ
‘Theo dõi và cập nhật :
- Công tác phân phối & chuyển giao hồ sơ tài liệu đúng theo yêu cầu trong thời gian thực hiện của dự án.
Tình hình mua sắm hàng hóa dự án (bao gồm kiểm tra chứng từ đi kèm hàng hóa) theo định kỳ của dự án.
-Tiến độ thực tế các công việc đã được phân công của toàn bộ nhân sự dự án (dựa vào Bảng tiến độ thực hiện dự án). Lưu ý trường hợp các hạng mục công việc bị trượt tiến độ so với kế hoạch phải thúc đẩy & báo cáo ngay đến PM - QLDA, BGĐ đảm bảo tiến độ chung của dự án
Các yêu cầu phát sinh và thay đổi đối với phạm vi công việc của dự án
- Chi phí triển khai thực hiện dự án
Tổ chức quản lý hành chính, trang thiết bị cho cho dự án
Kiểm soát các hồ sơ nghiệm thu/ thanh toán đảm bảo đúng quy trình phối hợp/ các thủ tục thanh toán giữa Khách hàng & nội bộ công ty
Báo cáo định kỳ hàng tuần hoặc theo sự vụ bao gồm: Báo cáo tiến độ dự án, Check list dự án, Chi phí dự án & Lịch công tác nhân sự triển khai; kế hoạch công việc nhân sự hàng tuần
Làm các công việc khác phát sinh do TBP & BGĐ phân bổ
- Đại diện Công ty trao đổi thông tin với khách hàng, tham dự các cuộc họp, đầu mối nhận báo cáo cũng như các yêu cầu công việc của khách hàng, nhà thầu trong quá trình thi công tại công trường
Lập kế hoạch, tổ chức triển khai thực hiện toàn bộ hợp đồng dự án tuân thủ theo quy trình ISO, bao gồm:
+ Sơ đồ tổ chức thực hiện dự án, điều động nguồn lực.
+ Bảng tiến độ thực hiện dự án – các mốc tiến độ quan trọng theo hợp đồng: Mua sắm vật tư, điểu động nhân sự, Nghiệm thu : FAT,SAT,…Thánh toán
+ Phương án thiết kế, thi công, kỹ thuật triển khai dự án theo hợp đồng
+ Bảng dự trù chi phí dự kiến theo kế hoạch
+ Danh mục tài liệu/ chứng từ giao hàng, nghiệm thu, thanh toán theo hợp đồng đã ký.
- Quản lý, giám sát và đôn đốc nhân viên thực hiện đúng tiến độ và chất lượng được phân công theo kế hoạch (tại văn phòng/công trường dự án) theo phạm vi hợp đồng , đúng chất lượng và chi phí thực hiện nằm trong chi phí đã được duyệt ban đầu
- Quản lý và tối ưu chi phí (triển khai dự án, phát sinh,..).
- Điều phối & bảo quản hàng hóa – vật tư, trang thiết bị thi công: kiểm soát số lượng, chất lượng, điều kiện bảo quản gồm kho bãi, vận chuyển, giao nhận/ hậu cần.
- Định kỳ cập nhật tình hình triển khai dự án, có biện pháp điều chỉnh kịp thời để đảm bảo tiến độ, chất lượng và chi phí
- Đại diện Công ty làm việc và xử lý các vấn đề liên quan đến tương tác và nghiệm thu theo quy định của hợp đồng cũng như điều hành,
hoạch định công việc để đáp ứng các yêu cầu khác trong phạm vi hợp đồng.
- Thực hiện danh mục báo cáo theo quy định:
+ Với khách hàng: theo nội dung thống nhất với khách hàng và các báo cáo khác do phía khách hàng yêu cầu (nếu có).
+ Với nội bộ Công ty: báo cáo định kỳ với Ban Giám đốc/ bộ phận điều hành.
- Kiểm soát lưu trữ, bảo mật hồ sơ tại công trường, cũng như cập nhật thông tin tại văn phòng Công ty theo đúng qui trình ISO
- Lập báo cáo đánh giá kết quả triển khai dự án và tổ chức đánh giá việc thực hiện, rút kinh nghiệm sau khi kết thúc dự án để khắc phục/ cải tiến/ tối ưu hóa
trong công tác quản lý dự án.
- Phối hợp với các bộ phận khác trong công ty để luôn đảm bảo công tác thanh toán của hợp đồng tuẩn thủ đúng tiến độ và kế hoạch.
- Triển khai đào tạo, hướng dẫn nhân sự thường xuyên nhằm chuẩn bị nguồn lực sẵn sàng, cung cấp cho các dự án mới